9 rýchlych tipov, ako byť produktívnejší! Alebo stihnite viac za menej času | PRIMULUS

9 rýchlych tipov, ako byť produktívnejší! Alebo stihnite viac za menej času

„Urobte tri veci správne, namiesto desiatich vecí zle“
David Segrove, spisovateľ

Žijeme v unaháňanej dobe.

Čo pred pár rokmi trvalo hodiny, trvá dnes vďaka internetu minúty (alebo sekundy).

Dalo by sa čakať, že vďaka technológiám budete Vy i ja tráviť v práci menej času.

Opak je však pravdou.

Moderné technológie nás nútia pracovať dlho do noci. Musíme byť stále na príjme. Stále online.

A to so sebou prináša časté problémy.

Stalo sa Vám niekedy, že ste mali na začiatku dňa mnoho úloh a večer zistíte, že polovica z nich nie je splnená?

Pokiaľ áno, je tento článok práve pre Vás.

Multitasking

Hlavnou príčinou je časté rozptýlenie a hlavne tzv. multitasking – robenie viacerých vecí naraz.

„To ale nie je pravda, ja multitasking ovládam perfektne.“ Ako keby som Vás počul.

Musím Vás ale opraviť. Nie. Nezvládate.

Náš mozog multitasking nedokáže.

Neveríte? Pozrite sa na pár štúdií nižšie.

  • Keď sa snažíte sústrediť na viac než jednu vec, Vaša produktivita sa zníži o 40% (štúdia).
  • Podľa tejto štúdie priemerný zamestnanec kancelárie stratí 2,1 hodiny denne, vďaka rozptyľovaniu sa a prerušovaniu svojej práce.
  • V priemere je každý pracovník, ktorý používa počítač, vyrušený od práce každých 10,5 minút. (štúdia)

Robenie viacerých vecí naraz je veľká pohroma dnešnej doby. Vedeli ste, že máme v dnešnej dobe priemernú dĺžku schopnosti koncentrácie iba 8 sekúnd? To je rovnako ako majú zlaté rybičky.

Vaše myšlienky sú ako opice, ktoré skáču zo stromu na strom a je ťažké ich upokojiť.

Sám to moc dobre poznám.

Ukážka multitaskingu v praxi:

...Chcem dopísať jeden dlhší email, ale predtým musím „odskočiť“ na komunikáciu na Skype. Keď už sa chcem vrátiť k písaniu emailu, zvoní telefón. Po skončení hovoru si všimnem nových srdiečok na Instagrame a po novom i na Twitteri. Vďaka tomu skĺznem ku kontrole všetkých sociálnych sietí a potom ani neviem, čo som chcel...Aha, už viem. Dopísať posledný článok na blog...

A na konci dňa zistím, že mám v konceptoch rozpísaný email, ktorý som chcel odoslať ešte pred obedom...

Poznávate sa v tom?

Áno, niekto môže povedať, že je to zle zorganizovaná práca, ale hlavným problémom jej potreba multitaskingu – robenia viacerých vecí naraz.

Pokiaľ robíme veľa vecí naraz, tak sa naša pozornosť rozdelí a preskakuje z rôznych vecí tam a späť. Rovnako ako v mojom prípade vyššie.

Pokiaľ chcete byť produktívnejší a zbaviť sa zbytočného stresu, naučte sa robiť iba jednu vec s čo najmenším rozptýlením, tzv. single-tasking.

Aké výhody prináša single-tasking?

  • Budete pri práci viac sústredený
  • Budete viac efektívny
  • Budete lepší vo všetkom, čo robíte
  • Budete sa schopný lepšie a rýchlejšie učiť nové veci
  • Vaše chvíle s rodinou a priateľmi budú ďaleko plnohodnotnejšie

Nižšie Vám predstavím 9 tipov, ako zlepšiť Vaše sústredenie a obmedziť multitasking.

1. Začnite viac vnímať

Zamerajte sa na vlastnú potrebu multitaskingu a začnite si ju uvedomovať. Budete sami prekvapený, ako často preskakujete z úlohy niekam úplne inam, i keď to nie je vôbec dôležité.

- koľkokrát sa dívate na mobil, i keď vlastne nemáte dôvod

- kontrolujete email len tak, i keď nemáte čas a chuť na niečo odpovedať

Pokiaľ si sami uvedomíte, ako často robíte viac vecí naraz, máte napoly vyhrané.

2. Nerozptyľujte sa

Čaká Vás dokončenie tabuľky v Exceli, dopísanie článku na blog alebo dokončenie prezentácie v PowerPointe?

Všetko ostatné vypnite.

Vypnite všetky komunikačné kanály (Skype, Messenger atď.) a emailových klientov. Nemajte otvorené žiadne okno vo svojom prehliadači (max. 1, ktoré potrebujete k svojej práci). Vypnite si vyzváňanie na mobile a s nikým nehovorte.

Naplno sa ponorte do svojej práce. Sami uvidíte, ako rýchlo a efektívne splníte danú úlohu.

TIP: Vyskúšajte aplikáciu Freedom, ktorá dokáže blokovať rôzne druhy rozptýlenia (emaily, prístup na internet apod.)

3. Skúste Pomodoro techniku

Jednoduchá technika, ktorá spočíva v tom, že sa 25 minút sústredíte len na jedinú úlohu a potom si dáte 5 minút pauzu.

V týchto 5 minútach sa prejdite, pretiahnite sa, uvarte si kávu a potom opäť do práce na 25 minút.

Po 4 cykloch nastáva dlhšia pauza.

V dobe 25 minútových blokov sa sústreďte skutočne len na jedinú vec, jedinú úlohu.

Nedávno som začal POMODORO techniku sám používať a môžem len odporučiť.

TIP:

- Pomodoro časovač
- Výborný článok, ktorý popisuje POMODORO techniku od René Nekudy nájdete TU

4. Kontrolujte emaily iba 2x – 3x denne

Určite si hodiny, kedy budete kontrolovať svoj email.

Napr. ráno po príchode do práce, pred obedom a hodinu pred koncom pracovnej doby.

Mimo tuto dobu majte emailového klienta vypnutého ako na PC, tak na mobile.

Rovnaké pravidlo sa dá uplatniť pri kontrolovaní sociálnych sietí.

5. Plánujte

Plánovanie je základ

Mnoho úspešných ľudí sa zhoduje, že najlepšie je naplánovať si nastávajúci deň večer predtým.

Sadnite si k počítaču a napíšte si základné veci (maximálne 6), ktoré chcete zajtra v práci urobiť.

Vypíšte si úlohy bodovo a najlepšie ku každému z nich si napíšte Váš časový odhad k splneniu.

Nezabudnite, že Váš odhad bude väčšinou nepresný. Pokiaľ čakáte, že Vám napísanie obchodných emailov zaberie 15 minút, vyhraďte si na to aspoň 30 minút.

Vždy počítajte s rezervou.

Potom si zoraďte úlohy do časového plánu cez celý deň. Snažte si na ráno naplánovať tú najťažšiu (alebo najnepríjemnejšiu úlohu).

Človek má po ráne vždy najviac energie a jedná sa o najlepší čas, kedy sa na ťažké úlohy vrhnúť.

6. Urobte si odpadkový kôš na myšlienky

Odpadkový kôš predstavuje papier a pero. Verte mi, že je lepšie použiť osvedčenú klasiku, než poznámkový editor na Vašom elektronickom prístroji.

Pokiaľ ste pohltení určitou prácou a zrovna Vám vyskočí nová myšlienka, napíšte si ju!

Behom práce na jednej úlohe sa bude Vaša myseľ snažiť Vás neustále vyrušovať s novými nápadmi a myšlienkami. Všetko si zapíšte na papier a pokračujte v tom, čo robíte.

Po dokončení úlohy si prečítajte Vaše poznámky, niečo poškrtajte a zbytok urobte, či preplánujte.

7. V jednoduchosti je sila

Naučte sa veci zjednodušovať.

Je nutné do emailu písať 7 viet, nestačí 8 slov!

Nie je rýchlejšie dotyčnému namiesto emailu zavolať a vybaviť všetko behom pár sekúnd?

Nešlo by všetko vybaviť rovnako dobre, keby bola pracovná schôdza kratšia o polovicu?

Nebuďte typ človeka, ktorý len „niečo“ robí (a rád všetkým okolo hovorí vety typu „nestíham, som busy“). Robte to, čo je dôležité a najjednoduchšie ako to len ide.

8. Vytvorte si nesplniteľný deadline

Predstavte si túto situáciu. Dostali ste veľký projekt a máte na jeho dokončenie týždeň. Všetko si dobre rozplánujete a pomaly na ňom začínate pracovať. V tom dostanete telefonát od šéfa... „Ten projekt musí byť hotový ešte dnes!!“

A čo sa stane? Budete v strese, ale ako obaja dobre vieme, daný projekt večer stihnete odovzdať.

Prečo?

Pretože sa budete sústrediť iba na túto úlohu. Nebudete zdvíhať telefóny, odpovedať na emaily, nikto na Vás nebude môcť hovoriť a budete sa sústrediť na jedinú úlohu.

Stanovujte si krátky čas na dokončenie a uvidíte rozdiel, s akým budete pristupovať k Vašim úlohám.

Pokiaľ si dáte na úlohu mesiac, bude Vám trvať mesiac.

Dajte si na to týždeň a máte 3 týždne voľno... 

9. Hovorte NIE!

Naučte sa hovoriť NIE!

Pokiaľ je Váš kalendár na daný deň plný, neprijímajte zbytočné úlohy, ktoré môže rovnako dobre (nie i lepšie) urobiť niekto iný.

ALE. Pokiaľ už si úlohu vezmete na starosti, snažte sa prácu nekúskovať medzi ďalších ľudí.

Nebuďte typ človeka, ktorý VŠETKO iba deleguje.

Snažte sa držať opraty daného projektu čo najviac vo svojej réžii.

Pokiaľ projekt nebudete môcť zvládnuť, povedzte nie už na začiatku a predajte ho niekomu inému.

Záver

Ako som už písal vyššie, dnes sa zdá byť moderné, hovoriť vety ako „Mám toho veľa“, „Nestíham“, „Som busy.“.

Dôvodom vyššie uvedených fráz je, že mnoho ľudí nedokáže nakladať dobre so svojím časom. Topia sa v neefektívnom multitaskingu, nevedia si stanoviť priority a určiť, čo je dôležité.

Obmedzte tieto výhovorky na minimum.

Robte prácu, pri ktorej vidíte skutočné výsledky a nebuďte otrokom času.

Naučte sa ho kontrolovať.

PS: Máte iné typy pre účinný single-tasking? Určite sa s nimi podeľte a napíšte mi ich na david.buchta@primulus.cz


za tím PRIMULUS
David Buchta
David Buchta
Odborník na zdravý životní styl a optimalizaci testosteronu. Poslední 4 roky přečetl snad všechny zahraniční studie a publikace na optimalizaci testosteronu. Důležité poznatky publikuje na tento blog.
Páči sa Vám tento článok?
Zdieľajte ho alebo pošlite svojim známym.
Späť na blog